L’équilibre financier de l’activité de formation
La maîtrise des coûts est un préalable indispensable dans la mise en place d’un CFA d’entreprise et plus encore si le CFA d’entreprise engage une démarche de certification dans laquelle il devra produire auprès de la branche, un coût de formation pour lequel France Compétences aura à se positionner.
L’approche du business model répond alors à une conduite de projet.
Au terme des 4 étapes, le coût de la formation devra être confronté aux ressources mobilisables, tant « apprentissage » qu’au titre des autres dispositifs de formation : professionnalisation, PRO A …
Etape 1 – Identification du périmètre des dépenses
A ce stade, il s’agit d’identifier les dépenses incorporables dans le calcul du coût de la formation, qu’il s’agisse de dépenses pédagogiques, de dépenses de structure mais également de dépenses d’investissements venant impacter le coût de la formation. L’ensemble des dispositifs de formation doit être appréhendé en cas de mixité de publics.
Etape 2 – Identification et valorisation des coûts directs
Les dépenses directes représentent l’ensemble des ressources engagées pour le déroulement des formations et pouvant être imputées directement et sans équivoque à la formation. Elles sont proportionnelles au nombre d’apprentis accueillis, au nombre de groupes d’apprentis ouverts mais également des autres dispositifs de financement le cas échéant… Ceci concerne :
- Les dépenses de personnel directement imputables à la formation. Il s’agira notamment du personnel formateur, des honoraires pédagogiques ou d’ingénierie pédagogique, du coût des partenaires pédagogiques en cas de sous traitance,… Ces dépenses sont valorisées au coût réel (salaires bruts et charges sociales pour le personnel direct, le cas échéant, au montant facturé) et sont proportionnelles au nombre de groupes d’apprentis ouverts ;
- Les autres dépenses directes : dépenses attachées à la formation considérée (aide au 1er équipement des apprentis, dépenses pédagogiques, locaux en cas de locaux spécifiques, frais de déplacement ou de mission des personnels directs,…).
Etape 3 – Identification et valorisation des coûts indirects
Les coûts indirects sont les ressources qui ne peuvent pas être imputées exclusivement à la réalisation de l’activité formation mais qui y contribue pour partie. Elles sont fixes et non corrélées à l’effectif “apprentis”. Elles concernent notamment :
- Les dépenses de personnel indirectes : coûts des personnels des fonctions support contribuant à la réalisation de l’activité « formation »,
- Les autres charges de structure. Dans le cadre du calcul des coûts, les coûts indirects donnent lieu à affectation d’une quote part de dépense à l’activité « formation selon une ou plusieurs clés de répartition. Celles-ci doivent être choisies selon la nature des dépenses concernées. Les clés de répartition les plus fréquemment utilisées dans le calcul des coûts sont les superficies occupées (m2 ), les effectifs salariés (exprimés en ETP ou ETPT) et le nombre d’utilisateurs… Ces clés doivent répondre à des critères de transparence, de traçabilité et de permanence.
Etape 4 – Calcul du coût de formation
Le coût de l’activité « apprentissage » correspond aux charges directes (étape 2) et indirectes (étape 3) et trouve sa couverture dans l’ensemble des ressources mobilisables (OPCOs, péréquation régionale ; contribution des entreprises).
Ramené à l’effectif apprentis, il en ressort le coût à remonter à la branche professionnelle qui se chargera, pour les nouvelles formations, de la transmission des coûts de formation auprès de France Compétences pour recommandation avant prise en charge par les OPCOs.
Préalablement, ce coût devra être corrigé des charges d’amortissement pour les biens mobiliers et immobiliers excédant une durée d’amortissement supérieure à 3 ans en application du cadre réglementaire.
Le seuil de rentabilité représente le nombre minimum d’apprenants à accueillir pour garantir la rentabilité de la section d’apprentis ou d’apprenants (logique de mixité de publics)