Chapitre 3 : Le CFA en pratique

Gestion comptable et financière

Organisation analytique

En application des dispositions de l’article L. 6352-6 du Code du travail, les dispensateurs de formation de droit privé sont tenus d’établir chaque année : 

• un bilan ;

• un compte de résultat ; 
• une annexe. 

Il est rappelé que les dispensateurs de formation, personnes morales de droit privé, sont tenus de désigner au moins un commissaire aux comptes chargé de vérifier la régularité et la sincérité des comptes lorsqu’ils dépassent, à la fin de l’année civile ou à la clôture de l’exercice, deux des trois critères suivants : 

• Un effectif salarié supérieur à 3 ;

• 153 000 euros pour le montant hors taxe du chiffre d’affaires ou des ressources ;

• 230 000 euros pour le total du bilan. 

L’Article L. 6231-4 du Code du travail réaffirme le cadre analytique dans lequel doit évoluer le CFA : « tout centre de formation d’apprentis a l’obligation de mettre en place une comptabilité analytique. Les règles de mise en œuvre de cette comptabilité analytique ainsi que le seuil à partir duquel cette obligation s’applique sont fixés par arrêté* du ministre chargé de la formation professionnelle ». 

Les organismes à activités multiples doivent, quel que soit leur statut, suivre d’une façon distincte en comptabilité l’activité qu’ils exercent au titre de la formation professionnelle. La répartition des charges et produits est effectuée par typologie d’actions de formation : 

• Les actions de formation ;

• Les bilans de compétences ;

• Les actions permettant de faire valider les acquis de l’expérience ; 
• Les actions de formation par apprentissage 

Aucun seuil de chiffre d’affaires n’est prévu pour la mise en œuvre de la comptabilité analytique.

S’agissant des charges indirectes commune à plusieurs activités de formation, des clés de répartition entre ces différentes activités devront s’appliquer : 

• soit sur les effectifs,

• soit sur les mètres carrés des locaux utilisés pour les différentes activités,

• ou encore sur les heures de prestations réalisées ou heures de formation,
• toute autre méthode dûment justifiée et documentée.

Focus sur France Compétences

France Compétences a pour mission d’assurer la veille, l’observation et la transparence des coûts et des règles de prise en charge en matière de formation professionnelle (Article L. 6123-5 6° du code du travail). A ce titre, les centres de formation d’apprentis ont obligation de transmettre à France Compétences tout élément relatif à la détermination des coûts. 

Le CFA d’entreprise qui réalise à titre exclusif ou non une activité de formation par apprentissage et ce, quel que soit son statut, son régime d’imposition et son chiffre d’affaires (aucun seuil ne sera nécessaire) est soumis à cette comptabilité analytique. Cette obligation ne s’applique qu’aux CFA et non à d’éventuels sous-traitants.* 

La méthode de calcul est établie sur la base des coûts complets emportant les charges directes et indirectes incorporables et les autres charges réputées non incorporables (réparties en fonction des heures stagiaires). 

Le niveau de calcul correspond au coût par diplôme / titre et par établissement (si le CFA est composé de plusieurs établissements). 

Une transmission annuelle des coûts déterminés par diplôme et titre à France Compétences, selon un format déterminé ci-après. Le cas échéant, il y a nécessité d’établir un bilan comptable intermédiaire au 31 décembre.

Calendrier des remontées de la comptabilité analytique de l’année N 

• 22 avril 2025 : ouverture de la plateforme Karoussel (inscription pour un nouvel organisme et mise à jour des comptes utilisateurs pour les organismes qui disposent déjà d’un compte sur la plateforme) ; 
• 22 avril 2025 : mise en ligne de la déclaration sur la plateforme Karoussel. Les organismes pourront à partir de cette date, renseigner et transmettre la déclaration de leurs données comptables et analytiques et début de la transmission des déclarations:
• 31 juillet 2025 : clôture de la campagne
• Début octobre 2025 : Démarrage des travaux d’analyse

Documents attendus par France Compétences 

L’organisme devra rédiger une notice explicative relative au formulaire d’enquête de deux pages environ précisant succinctement les éventuelles particularités de l’organisme et ce qu’il a renseigné dans les différentes rubriques, ainsi que les clés de répartition utilisées. 

Lorsque celles-ci sont autres que celles précisées explicitement dans l’arrêté, un court argumentaire est nécessaire. Certains montants sont à commenter dans la notice lorsque c’est précisé explicitement dans le formulaire d’enquête. Cette notice pourra être déposée par l’organisme sur la plateforme en pièce jointe du formulaire d’enquête. 

Chaque formulaire d’enquête devra faire l’objet d’une attestation de l’expert-comptable (ou du comptable public) ou du commissaire au compte validant les charges et produits affectés à l’activité d’apprentissage et les clés de répartition utilisées entre l’activité apprentissage et hors apprentissage. Cette attestation est à conserver par l’organisme, qui pourra toutefois la déposer en pièce jointe du formulaire lors du dépôt de l’enquête. En tout état de cause, France compétences se réserve le droit de solliciter la notice ou l’attestation à tout moment.

Organisation financière

Conformément aux dispositions des articles L. 6352-11 et R. 6352-23 du Code du Travail, tout organisme de formation, incluant donc les CFA, réalisant des actions entrant dans le champ de la formation professionnelle doit fournir, avant le 30 avril de chaque année, un bilan pédagogique et financier (BPF). 

Ce bilan porte sur le dernier exercice comptable clos de l’organisme de formation. Le bilan pédagogique et financier indique : 

• 1° les activités de formation conduites au cours de l’exercice comptable ; 
• 2° le nombre de stagiaires accueillis ; 
• 3° le nombre d’heures-stagiaires et d’heures de formation correspondant, en fonction de la nature, du niveau, des domaines et de la durée des formations dispensées au titre de la formation professionnelle ; 
• 4° la répartition des fonds reçus selon leur nature et le montant des factures émises par le prestataire ; 
• 5° les données comptables relatives aux prestations de formation professionnelle ; 
• 6° les produits financiers tirés du placement des fonds reçus.

Les organismes n’ayant eu aucune activité de formation durant l’année retournent le bilan pédagogique et financier avec la mention « Néant ». 

Les organismes de formation procèdent à la télé déclaration de leur bilan pédagogique et financier sur l’application « Mon activité formation ». Les bilans pédagogiques transmis par courrier ne seront pas pris en compte. 

Les organismes à activités multiples, quel que soit le montant de leur chiffre d’affaires, doivent joindre un compte de résultat spécifique à l’activité de formation. 

La déclaration d’activité devient caduque lorsque le bilan pédagogique et financier ne fait apparaître aucune activité de formation ou lorsque le bilan n’a pas été adressé à l’autorité administrative dans les délais prévus. Dans ce cas, les organismes ne peuvent plus organiser d’actions de formation professionnelle, sauf à introduire une nouvelle demande.

Contrôle financier de l’apprentissage

Sur le volet administratif et financier, les agents de contrôle du Département du contrôle de la formation professionnelle de la DREETS sont depuis la loi de 2018, habilités à vérifier que les obligations des organismes de formation professionnelle sont respectées, sous peine de sanctions. Les contrôles portent sur l’utilisation des fonds de la formation professionnelle et le respect des obligations administratives des prestataires de formation. Il ne s’agit pas d’un contrôle pédagogique. 

Les contrôles sont réalisés par les inspecteurs et contrôleurs du travail, les inspecteurs de la formation professionnelle et les agents de la fonction publique de l’État placés sous l’autorité du ministre chargé de la formation professionnelle. Les agents de contrôle peuvent se faire assister par des agents de l’État. 

L’État exerce un contrôle administratif et financier sur :  

• les activités en matière de formation professionnelle conduites par les opérateurs de compétences, les organismes de formation et leurs sous traitants, les organismes chargés de réaliser les bilans de compétences et ceux qui interviennent dans le déroulement de la valorisation des acquis de l’expérience (VAE), les commissions paritaires interprofessionnelles agréées dans chaque région par l’autorité administrative pour prendre en charge financièrement le projet de transition professionnelle via le compte personnel de formation afin que celui-ci contribue au financement d’une action de formation certifiante (Article L. 6323-17-1 du Code du travail)  
• sur les organismes s’inscrivant dans la catégorie d’actions par apprentissage, au sens de l’Article L. 6211-2 du Code du travail.

Ce contrôle des dépenses et activités de formation porte sur l’ensemble des moyens financiers, techniques et pédagogiques, à l’exclusion des qualités pédagogiques mises en œuvre (Article L. 6361-3 du Code du travail). Les organismes de formation doivent être en mesure de présenter l’ensemble des documents et pièces justificatives de leur activité de formation professionnelle et notamment : 

• les livres comptables et pièces annexes ; 
• les contrats de travail et les doubles des bulletins de paie des formateurs ; 
• la comptabilité distincte de l’activité de formation en cas d’activités multiples ; 
• le rapport du commissaire aux comptes le cas échéant ; 
• le règlement intérieur applicable aux stagiaires ;
• les conventions et contrats de formation professionnelle ; 
• les contrats de sous-traitance ; 
• les éléments de suivi administratif des conventions et contrats, et ce, pour chaque action de formation : programmes, fiches d’émargement des stagiaires, attestations, factures, bons de commande…

Pour aller plus loin :

Retrouvez les liens de la documentation officielle :

MINISTÈRE DU TRAVAIL

NOTICE EXPLICATIVE BILAN PÉDAGOGIQUE ET FINANCIER (BPF)